7 façons éprouvées pour rendre vos réunions productives
Les réunions font partie intégrante de toute organisation. Mais elles ont aussi une mauvaise réputation. Et c’est probablement dû à la façon dont elles sont organisées.
Mauvaise préparation, manque de communication, improductivité, documentation inadéquate… vos réunions peuvent vite devenir terriblement démotivantes qui n’aboutissent à rien de concret !
Choose and Work vous donne les meilleurs conseils à suivre pour organiser des réunions ciblées et productives, qui pourraient bien aider votre équipe à fournir un travail de qualité et à tracer un meilleur chemin ensemble.
1. Déterminez si la réunion est nécessaire
Les réunions prennent du temps et ne devraient être tenues que lorsque vous en avez réellement besoin. Avant de consacrer du temps et des efforts à la planification et à la tenue d’une réunion, vérifiez si le même résultat peut être obtenu en faisant circuler un mémo, en envoyant un e-mail rapide ou un message Slack ou en incluant l’information dans une prochaine réunion déjà planifiée.
2. Moins il y a de participants, mieux c’est
Limitez au maximum le nombre de participants à votre réunion ! Si la réunion exige que le groupe prenne une décision importante, n’invitez que les personnes qui doivent absolument être présentes. Dans le cas où l’un des collaborateurs n’a besoin que des détails de la réunion, envoyez-lui un résumé ou un enregistrement de la réunion (s’il s’agit d’un appel vidéo).
Enfin, si vous avez besoin de réponses à des questions posées par un service spécifique, n’invitez qu’une seule personne, la mieux placée pour y assister, au lieu d’inviter toute l’équipe.
3. Définissez un objectif clair de la réunion
Assurez-vous que votre réunion a un objectif ! Établissez un ordre du jour qui ne contient que des points liés à l’objectif. Si un ordre du jour écrit est trop formel pour votre équipe, envoyez par courriel un aperçu des points qui seront abordés pendant la réunion.
Pensez à inclure les éléments suivants dans l’ordre du jour de votre réunion :
- Une brève description de l’objectif principal
- Les sujets qui seront abordés
- Les participants à la réunion
- L’heure et le lieu de la réunion
- La durée de la réunion
- Informations pertinentes sur le sujet
4- Boostez votre réunion avec des icebreakers
Sans en faire trop, commencer une réunion par un brise-glace peut détendre l’atmosphère !
Les icebreakers sont une façon amusante d’introduire votre sujet et de donner à vos participants l’occasion d’échanger. De plus, vous pouvez trouver des icebreakers adaptés à toutes les situations, aussi bien pour vos réunions en petits groupes que pour vos grands événements.
5. Adoptez un ton positif et productif
Donner un ton de productivité et de positivité lors d’une réunion peut aider les autres à se sentir à l’aise pour contribuer et encourager l’écoute active. Commencez par passer en revue les objectifs de votre réunion et l’ordre du jour. Ensuite, pensez à donner des commentaires positifs sur le travail que les collaborateurs ont accompli récemment.
6. Terminez à l’heure (ou plus tôt !)
Étant donné que la plupart des réunions ne respectent pas le temps imparti, les participants seront agréablement surpris par une réunion qui se termine plus tôt que prévu (et seront donc plus enclins à accomplir les actions demandées lors de la réunion). Si certains problèmes ne peuvent être résolus au cours de la réunion, il convient d’organiser une autre réunion à une date ultérieure.
7. Concluez par un plan d’action
À la fin de la réunion, résumez les actions à entreprendre et indiquez qui sera responsable de leur réalisation. Décidez des échéances et de la fréquence à laquelle vous vérifierez l’état d’avancement des actions afin de maintenir l’élan de la réunion. Ces actions rendent votre réunion plus productive et orientée vers des résultats concrets !
Organiser des réunions productives et efficaces n’est pas chose simple ! C’est tout un art qui s’apprend et qui se perfectionne avec l’expérience.
Si vous êtes un organisateur/animateur de réunion, assurez-vous de mettre en application ces 7 conseils pour rendre vos réunions plus positives et productives.
Vous n’êtes qu’un participant ? Vous pouvez bien suggérer ces points à votre supérieur ou à l’organisateur des réunions dans votre organisation.
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