Comment bien gérer un déménagement de bureaux ?

Pour une entreprise, le déménagement est un moment très important. Notamment parce que cela lui demande du temps. C’est pour cela qu’il faut à tout prix prévoir le déménagement bien à l’avance. Voici quelques conseils afin de préparer au mieux le déménagement des bureaux, et plus globalement, pour une entreprise.

Quelles sont les étapes pour le déménagement d’une entreprise ?

A six mois du déménagement

• Il est nécessaire de faire un audit des locaux. Avant de signer le bail, il faut déjà savoir quelle est la capacité du local souhaité. Profitez de ce moment pour prendre contact avec le gestionnaire de l’immeuble, entre autres. Vous pourrez aborder les sujets liés à la sécurité.
• Penser au préavis. Pour les baux commerciaux, d’une durée de neuf ans, le délai de préavis est de six mois. Il faut donc être très attentif à ces préavis, afin de ne pas avoir de frais supplémentaires à payer. Cela vous permettra aussi de penser aux différents contrats : énergétiques, téléphoniques, etc.
• Il faut également se poser des questions, les bonnes questions. Ces dernières sont très globalement liées aux règles de sécurité pour un transfert de société, quelles sont les priorités et les contraintes d’un déménagement, ou encore combien de personnes vont devoir être transférés. Des questions peuvent aussi survenir pour ce qui est le mobilier. Est-ce qu’il faut garder ou racheter du nouveau mobilier ? Tout ceci est à penser bien en amont du déménagement.
• Il faut réaliser un cahier des charges. Très important pour les déménageurs. Cela permet d’avoir une organisation des plus précise.

A trois mois du déménagement

• L’établissement des devis. N’hésitez pas à faire appel à différentes entreprises de déménagement. Car les entreprises sont généralement spécifiées dans un domaine : transfert administratif, transfert informatique, etc.
• Dans l’entreprise, désigner des personnes en tant que “référents” pour l’organisation interne.

• Communication auprès des salariés. La communication interne aura un rôle important, afin de prévenir les salariés des nombreux changements et bouleversements à venir.

A un mois du déménagement

• Faire le tri. Prévenir les salariés, afin qu’il puisse réaliser le rangement de leurs affaires.

• Gestion de l’étiquetage pour le départ et l’arrivée. Un code par salarié, pour qu’il retrouve facilement ses affaires au point d’arrivée. Tout doit être bien organisé.

• Installation de la nouvelle ligne téléphonique. C’est une action importante.

• Il faut aussi penser à tous les changements d’adresse divers et variés. Cela veut donc dire qu’il s’agit de différentes choses : sécurité sociale, URSSAF, caisse de retraite, presse, etc. Les assurances aussi font partie du lot.

A dix jours du déménagement

• Faire une feuille de route personnelle. Elle comprend les informations globales.

• Effectuer le grand ménage des nouveaux locaux, par une entreprise spécialisée.

• Faire un inventaire de tout le matériel informatique en la possession de l’entreprise. L’idée est de tout tracer, pour chaque collaborateur.

La veille et le jour J

• La veille, c’est le moment de faire tous les bagages. Les salariés finalisent les cartons et récupèrent les codes personnels (pour le déménagement).

• Le jour du déménagement, l’entreprise de nettoyage intervient une dernière fois, afin que tout soit prêt pour l’accueil des nouveaux arrivants.

• Pour finir, il faut mettre une cellule en place, ou du moins il est souhaitable de le faire. Elle servira à répondre aux différentes questions des collaborateurs liées au déménagement.