Comment organiser une réunion plus efficace ?

Les réunions font inévitablement partie de notre vie professionnelle quotidienne et ont pour but de stimuler la productivité et l’efficacité d’une équipe. 

En effet, les réunions ne doivent pas vous faire perdre votre temps et vos ressources ! Avec une préparation adéquate, elles peuvent être des sessions inestimables pour communiquer les attentes et lancer de nouveaux défis. Dans cette optique, voici 5 conseils pour vous aider à réussir vos prochaines réunions.

#1 La préparation est la clé 

Un chef d’équipe ne devrait jamais organiser une réunion sans un ordre du jour préparé à l’avance. Tous les membres doivent recevoir un ordre du jour avant le début de la réunion.

Que doit contenir l’ordre du jour ? Vous pouvez essayer ce qui suit :

• Date et lieu de la réunion ; 
• Liste des sujets à aborder ; 
• Description des objectifs de la réunion ; 
• Liste des participants et intervenants.

#2 Rendez-vous à l’extérieur du bureau

Lorsque des visages fatigués, un manque d’énergie et d’idées commencent à apparaître lors des réunions, c’est un signe qu’il est temps de sortir du cadre de travail habituel. En effet, Ce sont des signes qui indiquent le besoin d’air frais, quoi de mieux pour y parvenir que de programmer votre réunion à l’extérieur.

Une session à l’extérieur des locaux de votre entreprise est donc parfaite pour éviter la fatigue des réunions. Emmenez votre personnel au café voisin, dans un bar ou carrément dans un espace atypique. Parfois, il suffit de changer de décor pour que l’énergie et les bonnes idées reviennent à la charge.

Le changement d’environnement est un moyen sûr de mener une réunion productive car il permet de redonner de l’énergie et de bonnes idées aux participants.

#3 Prévoyez la visioconférence pour les réunions à distance 

Les équipements de visioconférence sont installés dans une salle de réunion avec un moniteur afin que les participants à la conférence puissent collaborer avec des collègues dans un lieu éloigné.

La qualité de la voix, ainsi que la qualité vidéo, sont cruciales. La plupart des fournisseurs s’efforcent de rendre les flux audio et visuels aussi réalistes que possible afin que la visioconférence de haute qualité puisse remplacer les réunions en personne ou en déplacement sans sacrifier la productivité.

Donnez à vos équipes l’espace, les outils et le matériel dont elles ont besoin pour collaborer plus efficacement. Prévoyez des salles équipées de systèmes de visioconférence et de partage de contenu HD.

#4 Organisez une session  Q&A 

Les séances de Q&A sont une pratique courante lors des réunions, mais elles ont souvent lieu à la fin de la réunion et ne durent que quelques minutes. Cela va à l’encontre de l’objectif des séances de questions-réponses en tant qu’outil de mobilisation des employés et de génération d’idées. C’est pourquoi ces sessions devraient être aussi longues que la réunion. Les organisateurs peuvent utiliser des questions pré-écrites pour faciliter une meilleure discussion entre les dirigeants et les employeurs.

Ce type de séances peut faire des merveilles pour votre entreprise en vous aidant à impliquer les membres de votre équipe, à accroître la productivité et à réduire les coûts. 

Gardez à l’esprit que ces techniques de réunion ne contribuent pas seulement à enrichir votre organisation, mais qu’elles incitent également votre personnel à se développer.

#5 Un plan d’action pour clôturer la réunion

Quel que soit votre rôle ou votre secteur d’activité, il se peut qu’il ne soit pas possible d’aborder un grand projet ou un problème complexe en seulement 30 à 60 minutes de réunion. Inévitablement, il y aura certainement des réunions de suivi, ainsi que des évaluations des KPIs préalablement mise en place. 

Lorsque vous terminez la réunion et que vous commencez à perdre l’attention des participants, assurez-vous de diriger la conversation vers un plan d’action pour réaliser les étapes suivantes afin de faire avancer votre projet.

Vous souhaitez organiser un événement professionnel ?
Transmettez votre demande à notre équipe d’experts Chooseandwork et recevez une proposition sur-mesure.