Flex office : quand la flexibilité s’invite au bureau

Nouveau mode de travail, le flex office ou bureau flexible a le vent en poupe. Ce mode d’organisation est de plus en plus utilisé par les entreprises françaises.
Selon OpinionWay, plus d’un tiers des employés dans le secteur tertiaire travaille dans un flex office ou un espace qui s’en rapproche. La notion répond également à des problématiques de coopération et de productivité entre les travailleurs. Focus sur le sujet. 

Révolution incontestable, l’organisation en flex office est une notion qui séduit de plus en plus les travailleurs indépendants en recherche d’une certaine qualité de vie au travail. Un aménagement dynamique, où le concept d’espace attribué a été complètement supprimé du quotidien pour laisser place à un espace de travail plus collaboratif. 

Dans un espace dynamique, chaque salarié gère un lieu de travail selon ses besoins. Un développement d’espaces collaboratifs qui engage bien évidemment des nouvelles règles de travail pour les employés. 

#1. Flex office : le résultat du changement du monde de travail

Nomades et indépendants, les travailleurs choisissent davantage de laisser libre leur poste de travail. Depuis quelque temps, on constate que les bureaux se vident. Télétravail partiel, réunion à l’extérieur, arrêt maladie, congé constituent autant de raisons pour changer et améliorer les espaces de travail. 

Le boom de l’usage du numérique a notamment eu un impact important sur l’essor du flex office. Avec la révolution digitale, il est désormais possible d’accéder à des outils de travail n’importe où et n’importe quand. Alors, pourquoi rester dans un bureau fixe si on peut jouir d’une plus grande liberté ?

Le desk sharing ou bureau flexible peut être adapté aux besoins de chaque salarié. Dans ce type d’organisation, l’espace est pour répondre à un besoin précis : réunion client, session de brainstorming, reporting etc. 

Si vous avez besoin pour des tâches telles que la révision de la comptabilité par exemple, nous vous recommandons de choisir un bureau individuel. Si au contraire vous avez besoin d’échanger, misez sur des lieux adaptés au partage tels que des espaces de coworking, dans lesquels il est facile de demander l’aide à un collègue.

Dans un flex office, chaque salarié est libre de choisir l’environnement de travail dans lequel il souhaite évoluer. Les espaces de travail sont à louer à la journée, à l’heure ou encore au mois en fonction du besoin, et le bail peut être résilié à tout moment. Les entreprises spécialisées y ajoutent également de nombreux services, pour travailler dans des conditions optimales.

#2. Comprendre le concept du flex office : les futurs bureaux ? 

Le bureau flexible ou flex office désigne la non attribution d’un bureau attitré à chaque travailleur. Dans un flex office, le travailleur est donc libre de choisir un poste vacant pour effectuer ses tâches. Une fois son travail accompli, au lieu de ranger son ordinateur portable et ses affaires de travail dans son bureau, il les placera dans son casier. 

Le bureau flexible est une alternative mise en place pour rectifier les erreurs de l’open space, qui entrave la concentration et empêche l’isolement. L’engouement par ce type d’agencement et aménagement d’espace professionnel permet d’accéder à des plateaux aérés avec des mobiliers tendance et fonctionnels, avec des pièces dédiées pour s’isoler ou se réunir. 

Selon son humeur ou ses besoins, le travailleur dispose de différentes types d’espaces de travail. Il existe une multitude d’espaces et de décorations variés en fonction de l’endroit et de l’entreprise. Ces espaces répondent à un cahier de charge bien clair, un open space doté de flex desk, d’espaces d’isolement, d’un lieu de détente et bien évidemment des salles de réunion. 

#3. Desk sharing, une solution avantageuse

Le flex office, c’est également mettre en place une certaine optimisation de l’espace. Les postes de travail sont généralement chers car occupés seulement la moitié du temps. Le bureau flexible est une solution qui permet de réduire le coût immobilier par salarié, et de bénéficier d’espaces libres afin de concevoir un lieu collaboratif. 

Effacer les postes non utilisés pour les redistribuer en variant le milieu de travail et proposer des services utiles aux travailleurs constitue une solution parfaitement économique. L’idée est d’allouer des espaces de travail avec des postes moins nombreux que le nombre de salariés. 

Le flex office est aussi une alternative incitant à la fois à la créativité, à l’épanouissement et à la créativité. Non seulement ce type d’aménagement permet de rompre la routine au bureau, mais incite les travailleurs à créer, et à entretenir davantage de lien entre l’équipe tout en vivant l’expérience de procédés de travail récents. 

La synergie dégagée par les collaborateurs incite à la créativité, l’agilité ainsi que la productivité. Avec ce type de bureau, le travailleur est moins contraint. Ce qui propose une multitude de solutions adaptables à chacun : télétravail, ambiances de travail différentes et autres. Bref, la qualité de vie professionnelle augmente considérablement. 

#4. Organiser et anticiper le flex office

Le flex office séduit de nombreuses entreprises. Toutefois, l’aménagement doit être réalisé avec prudence. Beaucoup d’entreprises se sont déjà tournées vers cette solution tendance et pratique. Pour un espace fonctionnel, anticipez les nécessités matérielles des travailleurs : smartphone et ordinateur. Évidemment, il faut connaître les besoins physiques du lieu tels qu’un réseau Internet rapide et efficace, un procédé de réservation de salles de réunion, un système de stockage de fichiers etc. 

Ces nouveaux espaces requièrent également une transition dans les modes de management et de travail. L’entreprise doit assurer la gestion des équipes à distance, dynamiser l’espace professionnel, et faire en sorte que le salarié conserve un sentiment d’appartenance à l’entreprise. Plus précisément, il faut faire attention à ne pas laisser son équipe s’isoler et oublier sa place au sein de l’entreprise. 

Le flex office est aussi synonyme de liberté, d’autonomie. Instaurer un mode de gestion fondé sur la confiance et non le contrôle est indispensable. Se faire accompagner par des professionnels est l’une des solutions pour réussir cette étape.
Spécialiste de la location d’espaces de travail flexibles, Choose and Work vous accompagne dans cette démarche.

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